Virtualização de processos traz benefícios para MS

Por Sueley Barros Sorato – https://www.governancaemfoco.com.br/compras-publicas/virtualizacao-de-processos-ms/

O Projeto de virtualização de processos no Mato Grosso do Sul consiste em automatizar, inicialmente, uma boa parte dos processos de Gestão do Estado. O objetivo é eliminar o gasto com papéis e agilizar as informações dos atos administrativos no governo. “Os documentos não precisam trafegar fisicamente, podem tramitar em sistemas, na internet, com facilidade de acesso de qualquer lugar e em várias plataformas até chegar na plataforma móvel como o celular. Enfim, buscar um serviço mais ágil com qualidade superior a atual”, afirma Thaner Nogueira, superintendente de Gestão Estratégica do Governo do MS.

Segundo Thaner, essa é uma tendência mundial: reduzir os pontos de atendimento.  O atendimento presencial é muito oneroso, precisa de um contingente maior de pessoas, recursos, papéis, imóveis, itens dispensáveis em um ambiente virtual. Com a atual crise econômica e a dificuldade de viabilizar recursos no setor público, é uma saída incontestável.

“Além disso, no setor público temos encontrado boas oportunidades para inovação. Olhando para o quanto a iniciativa privada investiu e investe em tecnologias, com excelentes resultados, vimos o quanto o Estado ainda tem para melhorar nesse sentido e, acreditamos que a virtualização é um dos principais meios para agilizarmos e modernizarmos os serviços públicos,” explica.

Escritório de Processos

Foi criado um escritório de processos dentro do Estado, onde as ideias são debatidas e amadurecidas. Segundo o superintendente, a cultura em processos ainda está num nível bem abaixo dos padrões que pretendem atingir. Definiu-se no MS focar, a princípio, nos processos  internos: gestão de compras, que é prioridade do Governo, posteriormente, na folha de pagamento e nos diversos processos relacionados a pessoal.

A meta para 2017 é também “emplacar” o processo de convênios e contratos. São duas áreas dentro do governo que, na opinião dos gestores, precisam de uma profissionalização.

Eles afirmam que há necessidade de informação, de dados, e que até mesmo os atendimentos presenciais ainda são precários. “Precisamos de números que nos deem subsídios para a tomada de decisão, porque o gestor público necessita de informações seguras, ágeis para fazer a gestão”, defende Thaner.

A preocupação é aproveitar as receitas oriundas dos  convênios com o Governo Federal e, com essa parceria, investir em oportunidades de implantação de novos projetos. Para que isso aconteça, é necessário estar com uma excelente gestão em convênios.

“Não basta só comprar bem, é preciso pensar também na gestão dos fornecedores. A implantação do cadastro do fornecedor, o “e-fornecedor”, vem facilitar o acesso, a participação do fornecedor nas Licitações do Estado, descomplicando as Compras Públicas”.

O superintendente afirma, também, possuir o desafio de até o final do ano ter sistematizado todo o processo de gerenciamento da cadeia de suprimentos. Em linhas gerais, um macroprocesso é composto por:

1. Compras
2. Contratos
3. Patrimônio Mobiliário
4. Patrimônio Imobiliário
5. Almoxarifado
6. Convênios
7. Melhoria do Controle do gasto Público  – Governança

Virtualização de processos: acesso às informações

A finalidade desse trabalho é ter informações cada vez mais fáceis no Portal da Transparência.  É importante que a população crie a cultura de consultar mais os portais de transparências, não só nos Estados, mas no País. Ninguém melhor que o cidadão para fiscalizar de perto as aplicações dos recursos públicos afinal de contas, o dinheiro vem do cidadão através dos impostos.

Ainda em relação ao Processo de Compras Públicas, estão sendo implantados novos módulos, como o plano de compras, que permite o planejamento das compras para os próximos meses/ano e a divulgação desse plano no site possibilita aos fornecedores, maior visibilidade em relação ao o que o Governo deseja comprar. Com isso, as Micro e Pequenas Empresas se preparam melhor para participar, em tempo hábil, das licitações.

O termo de referência automatizado, o cadastro de materiais e serviços são todos esses produtos que compõem o processo de virtualização. Dessa forma, altera-se drasticamente a forma de trabalhar no Governo do Mato Grosso do Sul. “É importante termos padrões, parâmetros. Isso só se consegue sistematizando, padronizando nossos processos. Temos um longo caminho a seguir e não é num curto prazo”, pondera.

Garantir a continuidade. 

Uma das preocupações como servidor público de carreira é ver essa continuidade acontecer. “Com a troca de governos as prioridades mudam, o que considero um grande erro”, opina.

“Todo cidadão precisa se envolver um pouco mais nestas questões. Esse assunto, no meu ponto de vista, é apolítico; porque seria um retrocesso não investir nisso!  Quem sofre é a população, por que isso vai culminar em desperdício de recursos públicos. Trabalhando padrões, combatemos à ineficiência e a corrupção pois deixamos os processos mais sistêmicos, mais transparentes. Assim, fica mais difícil burlar a legislação. Isso é fundamental”, finaliza Thaner.

Virtualização de processos